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什么是电子文件管理平台,为什么需要一个?

‍企业政府可能会存储和维护数百年的纸质文件,但在接下来的几年里,一切都将成为数字化的。2022年12月31日之后,联邦各国档案和记录管理局将只接受各机构的电子记录。到今年年底,预计各机构将尽可能以电子方式管理。在6月,指出各机构必须确保“以电子格式创建,保留和管理记录,并附上适当的元数据”。

机构需要考虑在截止日期之前将这些记录带入联邦记录中心,或者找到一些方法对该内容进行大规模数字化,机构将纸质记录数字化并以可管理的格式存储的一部分将涉及更多地使用电子文件管理平台

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一、什么是电子文件管理平台?

简而言之,文档管理是企业和其他组织存储、管理和跟踪电子文档的方式。

IBM的网站指出,文档管理允许企业“捕获,跟踪和存储电子文档,如PDF,文字处理文件和纸质内容的数字图像” 。

根据信息和图像管理协会的说法,文件管理涉及“使用计算机系统和软件来存储,管理和跟踪通过使用文件扫描仪捕获的纸质信息的电子文件和电子图像” 。

一个电子文件管理平台是控制和整个机构组织的文件,它“集成软件文档和内容采集,工作流,文档库 ......输出系统,以及信息检索系统。此外,用于跟踪,存储和控制文档的过程。“

二、使用电子文件管理平台有什么好处?

许多企业,特别是大型联合企业,拥有跨越大地理距离,多个位置和不同存储库的文档,例如公共或专用网络,共享驱动器,硬盘驱动器,文件柜和电子邮件系统。

多个存储库和信息孤岛带来了挑战。组织面临更高的文件损坏或丢失风险,错误和冗余,纸质存储可能需要大量的物理空间。此外,如果没有文件管理,如果人员离开企业机构,重要文件的位置可能会丢失。通过在企业范围内对元数据进行一致的使用......以及内容分类,可以显着提高搜索(索引和文本)的有效性,并使跨多个存储库分布的多个材料集合中的搜索成为可能.

此外,该平台,可以集成不同的文档,以实现更好的控制,访问和流程效率 。它们提供了“在信息检索,安全性,治理和降低运营成本方面的显着优势”。该平台为企业节省了时间和支出,并帮助他们跟踪敏感文档以及访问过敏感文档的人员。这对处理敏感或机密信息的企业尤其重要。

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