电子文档安全管理形式的出现来源于大时代背景下进行的革新生变，不可否认的是这一新兴的形式带给了企业管理一大便捷之途。在具体的开发环节和实践领域，众多的积极因子也作为管理系统发挥作用的助力。帮助整体文档的整理规范作业更为高效，也使得企业收获到切实的管理福音即优势。

1.检索文件速度快

当企业建设到一定规模就会累计相应数量的办公文档，自此便就迫切需要一个文档的管理系统来进行适时的整理。帮助有关人员后续有查阅文件需要的时候可以及时根据门类事项进行检索，把表面上检索的速度提升的同时能带动企业整体业务部门的效率得到提高。

2.文件审计安全可控

与文档相关的工作不只是整理这么单一，还包括有后续的审计考核工作，加强文档在员工办公中的辅助地位。因此这一电子文档安全管理在足额的库存容量前提下，对各类文件进行审计方面安全可控的工作，给予企业发展一剂强心针也带动了电子数据整理作业的热潮出现。

3.降低企业管理成本

旧式的企业往往会根据文档的存量来雇佣数量可观的秘书人员来进行整理，由此便产生了一大笔的人才招聘及工薪福利支出费用。企业为了避免人才的过度耗费和经营成本的不良消耗，在内部安排文档管理系统就可以直接替代整理人员，实施现代化作业并直观降低管理成本。

用户通过了解进行电子文档安全管理的优势，便可以从这一系统的建设进程及可靠程度知晓更多的利用点。使得自身企业可以在不同的数字化帮助之下，支撑起更多业务的开展和产业化进程的推进。让文档的数据有了系统的帮助，彼此之间的逻辑联系和查阅度得到增加。