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电子文件管理平台需要满足哪些原则

电子文件管理平台对于企业内部的文档具有极为严密的保管作用,换言之这种平台的可靠与否会直接影响带企业内部文档的安全性,因此企业在选择需要合作的平台时应该更加谨慎,合作的平台必须满足下面的原则才说明该平台是值得信赖且能够保证企业内部文案安全的。

电子文件管理平台.png

1、平台应当满足管理监控原则

电子文件管理平台在电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性以及有效性。同时应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定以及归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

2、平台应当满足文档质量的原则

平台应明确规定电子文件归档的时间、相关软件、范围、数据类型、版本、技术环境、格式以及被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。文件管理平台同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容和相关说明及描述上保持一致。

3、平台应当满足文档的长久保存原则

具有长久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件那么就必须制成纸质文件或缩微品等。当文件在整理归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。同时平台应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,在整理和归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件管理平台在实际的操作中不仅仅是对企业的文档起到管理和监管作用,并且还需要确保有足够的安全性和保密性避免企业的文档泄露造成较大事故。因此平台在上市时就应该需要满足上述的几大原则,实现文档安全以及能够实现长久的保存可查看。

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