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电子文档管理系统的意义

在无纸化办公日益盛行的今天,办公自动化会产生大量的电子文件,如何管理保存这些数目繁多的电子文档是摆在每一位企业面前的难题,实现海量电子文件的集中存储长期保存和高效利用并非易事,电子文档管理系统‍的出现给我们解决了这一大难题,今天我们一块看下使用这套系统的意义。

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一.当下文档管理的难点

电子档案分散在不同部门不同系统,甚至个人电脑中让我们查找变得困难,档案数据的统计录入更新依赖员工手动操作容易产生错误,海量电子档案需大容量存储并长期保存如何防止篡改令人头疼,档案文件借阅管理不规范审批程序繁琐档案利用率低,档案借出状态靠excel记录档案存储详情无法及时准确掌握。以上都是我们遇到的实打实的难题。

二、文档管理的重要性

文档资料承载企业的发展记忆经验以及成果,一般管理只停留在个人或部门层面这些重要的文档会因为员工离职而丢失因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失损坏更有被恶意扩散导致形成损失的可能。

企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存变成了一个额外的工作,且不说员工会抵触也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合往往难以达到理想的效果。

三.此款系统的优势

此系统通过对档案收集整理鉴定利用统计等全过程的智能化信息化管理,以文件为中心实现一件一档,完成从档案管理分散杂乱到统一规范的转变,将档案管理人员从繁琐的手工整理档案的过程中解放出来,提高档案管理效率并保证档案的安全性,为企业档案规范管理提供有效支持。

另外此款系统和我们常用的办公软件类似,支持线上协同办公,并可以设置相关权限在权限范围内实现文件的共享。还能实现在线编辑并同步记录修改痕迹。出色的不依赖于三方程序软件的的办公能力也是这款电子文档管理系统‍的一大优势。

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