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使用新媒体归档有哪些特点

以往我们一般用纸质档案来收录信息,但是时间长的话会延伸出一系列的问题,例如纸质资料比较多,在查找方面会有一定的难度,而且容易受到外部因素的影响,潮湿、虫蛀、火灾等等都可能会损坏档案,纸质档案在调用和转移时可能会出现遗失的情况,现如今可以利用数字化技术,将档案信息转化成电子形式,这种方式就是新媒体归档,其中具有哪些特点呢?

新媒体归档.png

1、安全性

电子文件不容易受到环境的影响,具有一定的安全性,传统的纸质文件可能会存在遗漏、损坏或偷盗的情况,将其转化成电子形式可以储存在服务器中,系统具备相关的安全系统,确保数据不会被损坏或者落入其他人的手里。

2、有效性

纸质文件在进行新媒体归档时,需要经过扫描和处理后才能变成电子文件,这些文件的适用性较强,能够转换成不同的形式,而且可以在不同的设备上进行查看,确保信息的有效性,我们在转化时要注意做好备份。

3、完整性

同类型的文档会被归类到同一个文件夹中,不会出现缺失的情况,我们在进行归档时要注意做好命名,方便后续的整理和分类,还要做好检查,确保相关附件和信息齐全,同时做好登记工作,确保电子文档归类有迹可循。

新媒体归档逐渐取代传统的纸质档案,不仅安全实用,还能在不同的设备上进行查找和实用,不受时间和地理的限制,在归档前我们需要检查文件的真实性,完整性和规范性,确保电子文档的质量过关,归档完成后要验证是否能够正常使用,可以在不同的设备上查看,检查内容、结构和格式是否符合我们的要求,数据库在开放前也要进行调试,避免出现故障。

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