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电子文档管理系统‍对档案管理的影响

随着计算机技术的以及网络的不断发展,电子文档代替了传统的纸质文档成为了人们在工作生活中的重要组成部分。无论在设计工程贸易往来日常文档处理等,电子文档的优势都是纸质文件无法比拟的。它的可实施性强,操作流程方便快捷。但是随着电子文档数量的不断增加对电子文档管理系统‍有了新的要求。

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一.电子文档含义

人们在社会生活中不断谋求发展在工作上力求不断提高工作效率,电子文档具有的方便快捷的优势成为了文件管理的重要形式。电子文档所承载的载体多以计算机硬盘磁盘和光盘为主,文字材料可以经过计算机和通信网络等进行保存和处理。

二.对档案管理流程的影响

传统的档案管理主要围绕纸质文件进行但是随着科技不断发展电子档的出现传统管理模式已经不再适应现时的工作。电子文档与易于保存检索便捷具有信息容量大存储效率高的特点,如何更好的存贮和保护利用电子文档以及如何快速检索和方便阅读就成了现今档案管理需要解决的问题。。

三.对档案管理制度的影响

传统的纸质文档管理已经形成了自有的工作原则和工作方法,电子文档的不断发展更多的办公信息选择了电子文档形式将信息存储在计算机磁盘和光盘中,传统的纸质文档管理制度满足不了信息化的不断发展,因此档案管理制度必须不断完善。

另外现在电子档案的鉴定方法也是完全不同于传统纸质档单的。传统的纸质档案因为保存成本的问题我们会根据其价值制定一个相应的保存时间,但是电子文档不同由于电子文档管理系统‍的强大功能我们可以很方便的对电子文件进行保存修改。但是这样也造成了子文档的凭证价值尚无统一的认识。因此我们必须革新文档鉴定方法以及文档的管理方法将管理工作与传统的纸质文档管理方法更好的区别开来。

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