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电子文件管理平台应该具备哪些功能

现代人的办工场合离不开电脑,使用电脑就会产生电子文件,但是如果电脑中积攒了过多的文件如果没有有效管理的话就会产生混乱,因此人们发明了电子文件管理平台来对文件及有效的分类整理,提高工作效率,但是这个平台除了文件管理,安全性能这些基础功能意外,还应具备一些其他的技术支持保证人们的有效使用。

电子文件管理平台.png

电子文件管理平台来应该允许文件管理员设置自动处置文件的触发方式和处理方式,这样可以大大减轻工作人员的负担。但是处置方式必须是人机协作完成的,在处置文件发生前需要经过文件管理员的手头确定。同时还应可以自定义处置触发条件,如到一定时间触发或是关键词触发,并且可以留下触发该次条件的痕迹,方便溯源。

移交对象的完整性。在移交文件时,需要保证该文件是完整无误的,不能出现缺失或是遗误现象出现,同时还要保证文件之间的正确联系,各个要素以及他们之间的相互关系不能遭到破坏,以便在目标系统中重新建立联系。同时为了更加清楚的移交过程的内容,需要系统能自动生成移交报告方便进行检查。

销毁过程的规范性。优势需要将文件进行销毁,这时需要系统严格执行命令,为了防止人工出错,需要保证通过完整的工作流程才可以进行Destruction of program(销毁程序)。但是执行销毁程序时需要销毁彻底包括对文件本身还有所有备份及相关版本都应进行销毁。同时应该生产销毁日志,对销毁时间,销毁文件,销毁人,监销人等数据及进行记录。

电子文件管理平台是我们管理文件的重要帮手,但要是能更好的发挥作用,还得要有上述说到的人机交互自动日志生成以及执行命令时的一些特殊要求,这些功能一方面可以让人工作起来没有那么多压力,同时可以确保可溯源追查,更加高效的管理文件。

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