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使用电子文档管理系统有哪些优势

科学技术的迅猛发展促使数字时代的到来,以往的纸质文档管理已经不能满足人们的现实需求,电子文档管理系统成为新时期大多数人的新选择,为档案工作的开展提供了经验智慧和动力来源。评价高的电子文档管理系统能够根据电子文档特点,构建全方位、立体化的安全防护措施,实现文档管理的规范化和智能化。使用此系统的优势接下来将进行详细的阐释。

电子文档管理系统.jpg

1、统一管理文档避免文件重复

若使用该系统能够实现对文档的监测避免文件出现重复的情况,这样则可以有效地保障储存空间较大程度的开发和利用。在文档管理的过程中,能够准确识别相同的文件并提醒用户保存已修改过的文档,以免重复文件过多造成文档繁多杂乱或者寻找不便。

2、方便查找到所需要的文档

电子文档管理系统能够将电子文件进行统一的分档管理保存,规范文档管理的维度并实现较准确的授权访问,以便有效控制熟知范围,使其在文档在线编辑的过程中留痕,方便客户快速查寻到所需要的文档,实现快速定位、迅速查找,能够有效提升员工的工作效率。

3、能确保文件保存的安全性

该系统在对文档进行管理时,能够确保文档保存的安全性。有口碑的电子文档管理系统大都采用自动电子水印技术,在文件中将生成和使用的相关信息进行嵌入和提取,能够实现文档源头的标注和可追溯性,并且含有防复制底纹,从而在源头上保证文档存储的安全性。

电子文档管理系统的使用优势正如前文中所阐述的内容,能够帮助用户快速准确的查找到自己所需要的文档信息,同时确保文档存储的安全性以此实现文档的统一管理,帮助办公人员节约电脑储存空间,提升工作效率。打算使用此系统的个人或团体,可以基于现实层面的考究,根据其优势和特点,实现对电子文档的高效管理。

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