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电子文件管理系统可帮助用户解决哪些问题

电子文档作为企业智力资产,随着信息网络进程的加速及智能化办公的趋势,其管理工作显得愈发重要和必要。而针对传统文档管理工作的混乱、分散及难以协同共享等问题,电子文件管理系统孕育而生,现就其能帮助用户解决哪些实际性问题做如下概括说明:

电子文件管理系统.jpeg

1、文件管理不规范问题

因未意识到电子文件的重要性,部分企业疏忽其管理工作,从而造成文件标准不统一、存储散乱的局面,甚至各类正式文件、草稿文件及报废文件混杂一通,对企业的长久发展较为不利。而信誉可靠的电子文件管理系统采用数字化管理手段,通过对各类型归档文件进行有效的组织、管理及利用,以实现文档数据的规范化管理价值。

2、文件丢失或遗漏问题

由于各类生效文件的起草人或者拟定部门不尽相同,而电子文档未进行系统化、规范化管理,容易出现因电脑操作不当、人员流动等问题带来的文件丢失或遗漏问题,若是重要文件则可能对公司利益造成不良影响。而稳定性好的电子文件管理系统可储存量大,通过对文件全生命周期的管理,保证文件的完整性、有序性。

3、文件泄密隐患

电子文件管理中较大的难题便是其文件泄密隐患。传统的电子文件管理模式虽有按照职权备份或者留档文件,但存在电脑操作安全隐患,而智能化的电子文件管理系统通过对不同用户的权限进行区分设置以及多重身份验证功能,同时可监控泄密踪迹,更大程度地提高文件管理的安全性。

由此可见,电子文件管理系统的出现可解决电子文件管理不规范问题,避免文件丢失、遗漏或者泄密造成的公司利益受损,同时基于系统的文件兼容性及标准规范的分布式文件操作组件,可较大程度提高员工工作效率,可以说是电子文件管理的及时雨,成为炙手可热的系统软件之一。

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