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选择电子文件管理系统时应关注哪些要素

所谓电子文件管理系统,就是通过收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以便于电子文件的保存、检索、使用及处置的智能化应用系统。与传统文件管理模式对比,它具有较高的兼容性、高效性及安全性,深得各大企业的一致好评,而选择该类系统时应该关注哪些要素,以保证所选系统的适宜性?

电子文件管理系统.jpg

1、系统运行的稳定性

由于电子文件管理系统所需处理及储存的文件种类及数量众多,使用人员也较多,为了避免使用过程卡顿、死机等问题,保证流畅、快速的运行,选择时务必关注其系统的稳定性能是否良好,是否拥有足够大的系统运行空间等问题。

2、系统操作的便捷性

可以说稳定性好的电子文件管理系统是基于服务企业管理、便捷员工工作而被选购的,因此相关采购人员务必在系统操作的便捷性上严格把关,确保其使用方法简单易懂,各功能模块之间分工明细,以此确保操作人员可较快上手并熟练使用。

3、系统价格的合理性

相信每个企业在采购任何设备或软件时,都希望可以用较低的价格购买到更适宜的设备,以此服务于企业的成本管控工作的执行。因此采购先进的电子文件管理系统时,还需关注其报价与购买预算是否相符,同时进行同性能或者类似性能系统开发企业的价格对比,确保该系统价格的合理性,确定是否可购入问题。

为了更好地促进企业的全面可持续发展,企业还需做好相关的风险规避措施,而电子文件管理系统除了作为电子文件管理的主要途径,也是保证文件行政有效性及法律凭证性的重要手段,通过时间轴管理对各类文件的全生命周期进行实时监控,必要时可起到维护公司效益的关键作用。而基于该系统如此重要的作用,企业在选择时务必从其稳定性、便捷性及价格合理性等诸多方面谨慎考量。

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