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电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择

对于电子文件管理系统,可能较多数人感触不是很深,但其作为企业文件管理的重要手段,对于维护企业无形智力资产具有关键性价值,它在解决电子文件管理杂乱无章、文件标准不一等问题上有较明显的作用,而它的兼容性、高效性及安全性更是值得客户选择并使用。

电子文件管理系统.png

1、兼容性

电子文件按其文档类别区分有doc格式、xls格式、jpg格式等,按内容划分又有会议纪要、商务合同、活动方案等诸多类别,而文件的状态可能是编写状态、发布状态亦或者已归档,这就为企业管理带来较大的不便及难题。而先进的电子文件管理系统可兼容各种形式、类别的文件,实现企业全文件协同管理。

2、高效性

企业各类文件在使用过程中可能会涉及到跨岗位或者跨部门问题,而传统文档管理中需要通过相关管理人员批准方可查阅,需要花费一定的等待时间,而品牌好的电子文件管理系统中可设置职权或者职位可见性,相关人员可高效查阅或共享,以此省去不必要的时耗。

3、安全性

电子文件管理系统较为受欢迎的一点便是其规避传统电子文档管理的安全隐患问题,在系统安全性上下功夫,通过智能化设置及多重身份验证关卡,对于上传、查阅、修改、下载等均有职权限定,防止文件随意存放或者修改等问题,从而通过提高文件的安全性保障公司利益。

可以说电子文件管理系统并不是针对文字管理人员而设计的,而是基于公司管理需求而来的,它通过通过数字化管理模式改善传统管理模式举步维艰的困境,从源头上规避文件管理失误造成的公司利益受损,同时作为文字信息的保护性措施,其可完整、准确地保留文件全周期资料,为公司的长久规划奠定文字资料基础。

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