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电子文档安全管理的意义
电子文档安全管理的意义
电子文档安全管理对于现在来说得到了企业的广泛应用,是指电子文档在制作、传输、使用过程中的安全,电子文档安全包括电子文档文件安全和内容安全,下面让小编给大家讲解一下电子文档安全管理定义是什么吧?随着现在社会的发展,信息现代化建设的不断深入让越来越多的文件以电子化的方式来进行了分发和储存,电子文件的出现在使用上给企业带来了很多的便利,同时在管理和控制上暴露出来的问题也越来越多,主要还是在使用当中不可控制以及传播不方便等问题,为了解决这些方面的问题,我国着手研发和建设了实用性强、安全性强并且高效的电子文件综合管理以及控制系统来满足现代化、网络化以及电子化的条件下对电子文件管理,以及使用上得实际要求。只有在通过身份认证之后在服务器管理下才能够去访问这些文档,因此不管是因为计算机失窃的原因还是由于内部员工通过移动存储设备、电子邮件或即时通讯工具把加密文档外传,它都能够保证加密文档无法阅读;就很有效的去防止用户主动或被动泄漏机密数据还有用户无法通过拷贝、打印、内存窃取、外传等方式外泄这些加密文档的内容,即使是那些黑客使用一些工具什么的也是不能去窃取的那个加密文档的内容滴。也不需要去值守,本身管理的成本也很低,可以提供基于WEB的管理方法,管理员可以通过浏览器进行系统管理;用户与计算机设备绑定,同时使用USB-KEY身份认证技术,每个用户依据配置的策略进行操作,即使“管理员不在场”也不会发生违规...
2022 - 04 - 14
OFD版式文件的应用范围有哪些
OFD版式文件的应用范围有哪些
现代办公已经逐渐完成了依托纸质平台向电子平台的过度,在电子办公过程里,人们时常会面临到如何科学管理文件的问题。经过一段时间的摸索研究,OFD版式文件逐渐成为办公人士相当青睐的电子文件类型。那么,目前这类新型电子文件主要适用于哪些领域呢?下面就对此简要进行介绍。一、电子档案管理领域OFD作为版式文档的特定标准,在电子档案管理领域有着重要的应用价值。电子档案移交接收,是档案馆确保长期保存的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规的重要工作环节。OFD版式文件具有很强的元数据描述能力,可以在文件管理各个阶段利用OFD来自定义扩展文档元数据,在档案管理阶段可继承前面各阶段采集的元数据,并根据档案管理的需要对元数据进行扩展和补充。二、电子签章领域商务界大力发展无纸化办公,电子文档在电子商务等互联网业务中得到了大量的利用,但同时也存在很多安全问题。例如电子招投标项目中招标文件需要安全的、完整的、保密的传输,不可被其他机构窃取。根据发展的需要,新一代电子签章产品基于OFD文件的电子签章系统应运而生。促进了无纸化办公的发展,解决OFD文件安全性问题。三、日常政务领域在当下国内信息化建设飞速发展的新时代下,电子政务领域的信息化程度也呈逐年上升的趋势。在各层级政府单位、部门以及机构的实际业务开展过程中,其中使用更广泛且更突出的一个应用就是公文的电子化。在具体的使用过程中,往往由于电子公文存在着诸多的格式,...
2022 - 04 - 13
进行电子文档安全管理的注意事项有哪些
进行电子文档安全管理的注意事项有哪些
网络时代的到来,在极大的方便人们日常生产、生活的同时,也会带来一些问题。电子文档安全性就是目前受到社会关注的一大话题,成为影响办公安全性的一大重要因素。那么,进行电子文档安全管理时的注意事项有哪些呢?1、合理运用信息加密技术信息加密就是通过某种加密算法将电子文件原始信息作为明文,转变成密文,根据加密密钥和解密密钥的相符性可将加密体制分为对称加密和非对称加密等种类。根据政府工作实际情况和文件信息重要性,合理应用加密技术来保证政府电子文件的安全。加密和解密过程都使用同一个密钥的对称加密体制,统一数据算量小,效率高;而非对称加密体制中采用公用密钥和私有密钥来进行加密和解密的过程,其中公开的公用密钥是用于加密过程的,所以电子文件的发送者通过公钥对信息加密,私有密钥仅限于文件接收方使用和保管,通过私有密钥解密电子文件获取信息内容。2、善用数据备份技术电子文档安全管理的数据备份技术也是保障政府电子文件信息安全的重要手段之一,是应对文件丢失或损坏这种意外情况的有效方法。就应用较广泛的异地备份和双套制而言,异地备份就是对同一份文件的电子文档和纸质文档进行异地保存,双套制就是将归档文件的电子文件和纸质文件都一式两套,一套用于日常使用,将另一套进行封存保管,或者为了保险起见还会一式三套用于异地保存。3、提高电子文件管理人员的素质政府电子文件的安全管理除了技术支持和制度支持以外,更重要的是管理人员的操作...
2022 - 04 - 11
为什么企业需要内置电子文档安全管理系统?
为什么企业需要内置电子文档安全管理系统?
现在越来越多的企业选择内置电子文档安全管理系统协助办公了。在信息时代,以往的档案管理满足不了企业对于信息储存的需求,再加上现在线上办公模式的普及,很多线上记录代替了往常的纸质记录,由此产生了大量需要存储和管理的电子文档。如果不及时对这些文件进行处理,很可能会产生安全漏洞,不利于企业发展。那么为什么企业都需要内置该系统呢?下文介绍了该系统如何能够保障电子文档安全储存问题:1、严格审计系统操作人员身份这是企业需要内置电子文档管理系统的主要目的。该系统在防止泄密方面设置比较完整的一套保护流程:首先每一位员工登入办公系统都需要事先通过多重身份验证,该过程受到身份认真体系的密切监视,保障每位操作者有名有姓,一个身份配置一个账号,防止伪造身份登陆系统的情况出现。2、密切追踪后台操作行为与此同时,后台系统会对员工操作进行实时追踪审查,每一项操作都会记录在后台数据库中,不仅可以帮助及时发现信息泄密情况,而且还可以做到在安全员检查时追踪溯源,便于事后追责。3、对于安全隐患问题的集中管理它还有一项功能是,如果电子文档安全管理系统追踪到公司员工可能会涉及泄密的不当操作,操作系统会自行评定危险性将其记录在后台操作间。所有涉及泄密的信息被放在一块,便于安全员及时检查确认。4.三层级管理员层层把关电子文档安全管理系统除了会自动的对文档操作的行为进行信息安全监测以外,大部分系统还设置了3层级管理员监管机制。分别...
2022 - 04 - 08
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