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进行电子文档安全管理的注意事项有哪些

网络时代的到来,在极大的方便人们日常生产、生活的同时,也会带来一些问题。电子文档安全性就是目前受到社会关注的一大话题,成为影响办公安全性的一大重要因素。那么,进行电子文档安全管理时的注意事项有哪些呢?

电子文档安全管理.png

1、合理运用信息加密技术

信息加密就是通过某种加密算法将电子文件原始信息作为明文,转变成密文,根据加密密钥和解密密钥的相符性可将加密体制分为对称加密和非对称加密等种类。根据政府工作实际情况和文件信息重要性,合理应用加密技术来保证政府电子文件的安全。加密和解密过程都使用同一个密钥的对称加密体制,统一数据算量小,效率高;而非对称加密体制中采用公用密钥和私有密钥来进行加密和解密的过程,其中公开的公用密钥是用于加密过程的,所以电子文件的发送者通过公钥对信息加密,私有密钥仅限于文件接收方使用和保管,通过私有密钥解密电子文件获取信息内容。

2、善用数据备份技术

电子文档安全管理的数据备份技术也是保障政府电子文件信息安全的重要手段之一,是应对文件丢失或损坏这种意外情况的有效方法。就应用较广泛的异地备份和双套制而言,异地备份就是对同一份文件的电子文档和纸质文档进行异地保存,双套制就是将归档文件的电子文件和纸质文件都一式两套,一套用于日常使用,将另一套进行封存保管,或者为了保险起见还会一式三套用于异地保存。

3、提高电子文件管理人员的素质

政府电子文件的安全管理除了技术支持和制度支持以外,更重要的是管理人员的操作,在电子文件日益普及的今天,拥有一批懂得档案管理同时具备电子技术的人才队伍是非常有必要的。政府部门要在重视电子文件安全管理的基础上加强对文件管理人员的培养,一方面要拓宽渠道引进兼备电子文件操作技能和文件管理的人才,选用思想素质好,责任心强的人员负责电子文件管理工作;另一方面,对现有的文件管理人员要加强培训,尤其是保证电子文件安全的现代科技知识培训。

电子文件安全性问题一直是互联网时代不可回避的一大话题。随着各种新技术的出现,电子文档安全管理的方式也越来越丰富,其效果也越来越突出。良好的文件安全,成为进行互联网业务的重要前提,未来将会得到更大的重视。

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