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为什么企业需要内置电子文档安全管理系统?

现在越来越多的企业选择内置电子文档安全管理系统协助办公了。在信息时代,以往的档案管理满足不了企业对于信息储存的需求,再加上现在线上办公模式的普及,很多线上记录代替了往常的纸质记录,由此产生了大量需要存储和管理的电子文档。如果不及时对这些文件进行处理,很可能会产生安全漏洞,不利于企业发展。

电子文档安全管理.jpg

那么为什么企业都需要内置该系统呢?下文介绍了该系统如何能够保障电子文档安全储存问题:

1、严格审计系统操作人员身份

这是企业需要内置电子文档管理系统的主要目的。该系统在防止泄密方面设置比较完整的一套保护流程:首先每一位员工登入办公系统都需要事先通过多重身份验证,该过程受到身份认真体系的密切监视,保障每位操作者有名有姓,一个身份配置一个账号,防止伪造身份登陆系统的情况出现。

2、密切追踪后台操作行为

与此同时,后台系统会对员工操作进行实时追踪审查,每一项操作都会记录在后台数据库中,不仅可以帮助及时发现信息泄密情况,而且还可以做到在安全员检查时追踪溯源,便于事后追责。

3、对于安全隐患问题的集中管理

它还有一项功能是,如果电子文档安全管理系统追踪到公司员工可能会涉及泄密的不当操作,操作系统会自行评定危险性将其记录在后台操作间。所有涉及泄密的信息被放在一块,便于安全员及时检查确认。

4.三层级管理员层层把关

电子文档安全管理系统除了会自动的对文档操作的行为进行信息安全监测以外,大部分系统还设置了3层级管理员监管机制。分别是系统管理,安全保密管理,审计管理。3层级管理员拥有不同权限,可以在管理过程中互相监督,进一步保障电子文档的安全。

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