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电子文档安全管理应从哪些方面着手

电子文档的整理、归档、保存等每一个环节,都有信息更改、丢失的可能性,所以建立并执行一整套科学、合理、严密的电子文档安全管理‍制度,从每一个环节节堵塞信息失真的隐患,对于维护电子文档的原始性、真实性十分重要。质量可靠的电子文档安全管理‍措施涉及从电子文档形成、处理、收集、积累、整理、归档,到电子档案的保管、利用的全过程,可以有效保障电子文档的安全。那么电子文档安全管理应从哪些方面着手呢?

电子文档安全管理.jpg

1、文档形成后及时积累

电子文档一旦完成后应及时进行积累,以防在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文档一经定稿就不得进行任何修改,CAD电子文档的更改要经过必要的批准手续。收集积累过程中的一切变更都应在电子文档安全管理‍中做好记录。

2、建立和执行科学的归档制度

进行电子文档安全管理‍时应对电子文档进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的电子文档是否齐全完整,真实可靠,检查电子文档与相应的纸质或其它载体文件的内容及相关说明是否一致,软件产品的源程序与文本是否一致等;在技术方面应检查归档电子文档载体的物理状态,有无病毒,读出信息的准确性等。质量过硬的电子文档安全管理‍应该具备科学的归档制度。

3、建立和执行严格的保管制度

电子文档安全管理‍应使用光盘作为存储介质,对所有归档的电子文档应作写保护处理,使之置于只读状态。在对电子文档进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文档实行格式转换时,要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文档要定期进行安全性、有效性检查,发现载体或信息有损伤时,及时采取维护措施,进行修复或拷贝。

以上就是电子文档安全管理‍的着手方法,由于电子文档形成后如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化,人们是无法确认它的真实性的,所以我们对每一份电子文档都应建立必要的电子文档安全管理‍记录,用这些记录来证实电子文档内容的真实性,加强电子文档安全管理‍。

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