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企业电子文档安全管理有哪些方法?

在互联网飞速发展的同时,带来的是一系列信息安全管理问题。近年来,随着制造业企业信息化程度的提高,企业的研发、生产和销售等运营流程越来越依赖于信息系统。信息化的引入,带来了企业工作效率的提升,但与此同时也对企业的电子文档安全管理提出了挑战。如果因为对于信息安全防护意识的缺失导致于机密文档信息的泄露,那么对于一个企业来说很有可能是致命的打击。那企业电子文档安全管理有哪些方法呢?

电子文档安全管理.png

一、加强企业电子文档安全管理‍的收集与整理工作

对于电子文档安全管理来讲,收集工作是相对基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件,在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件,由于其不具备正式文件的功能,并且不易保存,所以在一般的情况下是不进行保留的。而电子文档相对于纸质文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。

二、加强电子文档安全管理‍的归档工作

电子文档安全管理归档工作,注意电子文档的归档时间,一般以一个年度为一个周期和时限保存,将电子文档的成稿刻录到光盘等存储介质上,以便日后进行反复查阅和试用。对于网络环境下生成的大量的业务电子文档,宜采用备份的方法,在网络上进行,但不宜将备份文件和原电子文档存放在同一台网络服务器上。

三、加强电子文档安全管理‍的辨别、审核工作

电子公文与相同内容的纸质公文具有相同的法律效力。因此,可信啦的电子文档安全管理要制定详细的工作制度,加强对电子文档的定期核对、辨别和审核工作。主要是审核电子文档的内容是否完整,文档形成的过程是否合规,是否符合归档和存储的要求等。

四、加强计算机设备的软硬件管理。

一项质量过硬的电子文档安全管理工作,加强计算机设备的软硬件管理也是重要一环。例如,创新电子文档的存储手段,为档案管理部门配备必要的计算机设备,且尽量采用光盘刻录的保存方式,而且要确保是“双重备份”。还要定期对计算机的安全漏洞进行维护,及时升级杀毒软件。另外,计算机硬件设备也要达到一定的环境要求,温度要保持在18~20度之间,相对湿度要达到35%~40%之间,不断加强防磁设备的完善和维护工作,从而保证电子文档信息数据的安全和稳定。

以上三点就是为大家整理的关于电子文档安全管理的方法,相信每家企业对于呕心沥血得来的技术成果,都不希望自己花费数年的心血却为他人做了嫁衣。在开放的互联网时代,需要新的安全理念和相应解决方案来应对新的挑战,这种服务好、口碑好的电子文档安全管理是将信息安全保护的焦点聚集到安全核心本质,即“数据”与“内容”本身的安全。

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