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电子文件管理系统应具备哪些特征

像平常处理文档数量多的公司或个人,会考虑安装电子文件管理系统,旨在把所有文件统一置于防护性高的空间内,以备不时之需。品牌好的电子文件管理系统在市面上兴盛已久,前期经过不懈努力打造出良好外在形象,中后期的发展状态趋于稳定。像这类型的靠谱系统大体具备下文描述的三大特征,读完之后会树立起理性客观的认知体系。

电子文件管理系统应具备哪些特征

1、大容量便于存储各式各样的文档

既然被冠之以电子文件管理系统的称号,涵盖的文档类别应符合多样化特点,不能对某些格式特殊的文档设立门槛,会带来格式转换等繁琐问题。系统的创建者应事先调查清楚消费者常用的格式,再根据此设置系统的准入门槛,避免出现遗漏。

2、能在短时内对所有文件分类存储

选服务好的电子文件管理系统无可厚非,不过也要记得明确该系统是否能在短时内完成分类存储,由操作者设立关键词,再分门别类的整合文件。这样一来,用户在电子文件管理系统中搜索文件时,不会耗费过多时间,能快速准确的定位到所需文件。

3、可根据文件重要程度设立准入密码

电子文件管理系统应具备的特征包括准入密码的设立,当非管理者的其他人员准备开启文档时,必须输入准确密码才能读取文件中的内容。一旦密码输入错误,或者打开方式不对,文件将自动锁定,唯有管理者才能解开,此举能有效提高安全性。

电子文件管理系统不同于以往见到的其他系统,前者对安全性、容量大小、存储方式要求严格,一切需以用户的要求为出发点。大家不妨换一种思考方式,在挑选系统的过程中可比对备选对象是否具备这些特征,依次完成粗选和细致化筛选。


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