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选择电子文件管理系统时应关注哪些要素
选择电子文件管理系统时应关注哪些要素
所谓电子文件管理系统,就是通过收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以便于电子文件的保存、检索、使用及处置的智能化应用系统。与传统文件管理模式对比,它具有较高的兼容性、高效性及安全性,深得各大企业的一致好评,而选择该类系统时应该关注哪些要素,以保证所选系统的适宜性?1、系统运行的稳定性由于电子文件管理系统所需处理及储存的文件种类及数量众多,使用人员也较多,为了避免使用过程卡顿、死机等问题,保证流畅、快速的运行,选择时务必关注其系统的稳定性能是否良好,是否拥有足够大的系统运行空间等问题。2、系统操作的便捷性可以说稳定性好的电子文件管理系统是基于服务企业管理、便捷员工工作而被选购的,因此相关采购人员务必在系统操作的便捷性上严格把关,确保其使用方法简单易懂,各功能模块之间分工明细,以此确保操作人员可较快上手并熟练使用。3、系统价格的合理性相信每个企业在采购任何设备或软件时,都希望可以用较低的价格购买到更适宜的设备,以此服务于企业的成本管控工作的执行。因此采购先进的电子文件管理系统时,还需关注其报价与购买预算是否相符,同时进行同性能或者类似性能系统开发企业的价格对比,确保该系统价格的合理性,确定是否可购入问题。为了更好地促进企业的全面可持续发展,企业还需做好相关的风险规避措施,而电子文件管理系统除了作为电子文件管理的主要途径,也是保证文件行政有效性及法律凭证性的重要手段,通过时间轴管...
2021 - 05 - 13
电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择
电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择
对于电子文件管理系统,可能较多数人感触不是很深,但其作为企业文件管理的重要手段,对于维护企业无形智力资产具有关键性价值,它在解决电子文件管理杂乱无章、文件标准不一等问题上有较明显的作用,而它的兼容性、高效性及安全性更是值得客户选择并使用。1、兼容性电子文件按其文档类别区分有doc格式、xls格式、jpg格式等,按内容划分又有会议纪要、商务合同、活动方案等诸多类别,而文件的状态可能是编写状态、发布状态亦或者已归档,这就为企业管理带来较大的不便及难题。而先进的电子文件管理系统可兼容各种形式、类别的文件,实现企业全文件协同管理。2、高效性企业各类文件在使用过程中可能会涉及到跨岗位或者跨部门问题,而传统文档管理中需要通过相关管理人员批准方可查阅,需要花费一定的等待时间,而品牌好的电子文件管理系统中可设置职权或者职位可见性,相关人员可高效查阅或共享,以此省去不必要的时耗。3、安全性电子文件管理系统较为受欢迎的一点便是其规避传统电子文档管理的安全隐患问题,在系统安全性上下功夫,通过智能化设置及多重身份验证关卡,对于上传、查阅、修改、下载等均有职权限定,防止文件随意存放或者修改等问题,从而通过提高文件的安全性保障公司利益。可以说电子文件管理系统并不是针对文字管理人员而设计的,而是基于公司管理需求而来的,它通过通过数字化管理模式改善传统管理模式举步维艰的困境,从源头上规避文件管理失误造成的公司利益...
2021 - 05 - 12
选择电子文档管理系统从哪些方面入手
选择电子文档管理系统从哪些方面入手
企业内部运营每日产生各式各样的电子文档不计其数,若想更有效率的对其进行管理以及更加方便的读取,可靠的文档管理系统是企业内部运行过程中不可缺少的一项,因此企业想要选择好的电子文档管理系统都可从哪些方面入手?1.从系统在企业中使用体验入手电子文档管理运行系统在各大企业当中实际使用感受,也是我们在选择文档管理系统时可当做参考的、不可忽略的重要因素,在合作企业及顾客当中口碑评价比较好的文档管理系统,不仅说明拥有更稳定的且更安全的文档管理运行系统,而且还说明该系统能够更加贴合企业需求带来更好体验。2.从对文档保管实际效果入手稳定性好的电子文档管理系统能分门别类的对文档进行管理储存,并且在系统管理过程当中能够保障电子文档不被系统压缩以及保持完整,保证顾客再次从管理系统中调取文档时能更加清晰完整的读取内容,像这种对电子文档实际保存效果更好的系统才是值得选择的系统。3.从系统的功能与实用性入手业内较好的电子文档管理系统肯定是有着很强实用价值的管理系统,在文档管理系统的运行性能上来说会更加稳定与安全,在文档管理系统功能性来说会更加贴合企业办公需求,在企业日常工作当中能发挥更大作用以及带来更大效益,因此选择实用性更强的管理系统无疑是百利无害的明智之举。大众在有的放矢的选择可靠的电子文档管理系统时,要注意从多个维度入手对文档管理系统的细枝末节信息进行仔细考察,选择更加适合企业办公贴合企业日常工作内容的系...
2021 - 05 - 11
什么样的电子文档管理系统值得选择
什么样的电子文档管理系统值得选择
信息时代的到来加快了人们对信息的获取速度,高效协作办公、知识管理也逐渐成为各企事业单位在办公过程中急需解决的难点。相比于传统纸质文档繁琐的处理方式,电子文档管理系统显然更能满足当代人的需求。那么,面对市场上五花八门的系统,到底什么样的系统值得我们选择?1、操作简单快速上手、操作简单是一个系统需要具备的基本特性。易用的电子文档管理系统不仅能够提高人们的工作效率,还有利于系统的推广使用,让更多的人了解和使用系统。在选择系统过程中,用户可以先对系统进行试用来获得更直观的操作体验。2、稳定性好在实际工作中,人们往往需要同时处理大量信息,因此,对于系统稳定性的要求也越来越高。稳定性好的电子文档管理系统能在帮助用户做好文档管理的同时为用户免去系统奔溃、数据丢失的担忧。在选择过程中,用户可以考虑大品牌或发展时间较长的品牌,这样能在一定程度上保障系统的稳定性。3、使用安全文档是企业的重要知识财富,大量文档在系统上处理和存储,系统在使用过程中是否安全便是我们在选择时需要着重考虑的要素。一旦在使用中发生文档泄露等事件,有可能影响到公司的经营发展,后果可能不堪设想。所以在选择系统过程中,我们应当多关注系统平台是否能做到安全、不同人员是否有相对应的权限等。科技发展日新月异,选择一个合适的电子文档管理系统不是一件容易的事情,用户要考虑的因素有很多,但如果多关注系统的操作难易程度、稳定性以及使用过程中的安全性...
2021 - 05 - 10

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